Bilgi sistemleri temelli sağlık sistemlerinde klinik personeli ve bilgi sistem personelinin birbirinden kopuk ve uzak şekilde çalışması hasta memnuniyeti ve emniyeti açısından büyük bir problem sahasıdır. Bu iki birimin sıkı işbirliği, sorunların önem ve öncelik sırasıyla ele alınmasını ve dolayısıyla kurumun zaman ve para kaynaklarının etkin kullanımını sağlar.

Aşağıda bu iki birimin personeli arasındaki kopukluğu giderip  iletişimi arttıracak belli başlı stratejiler sıralanmıştır.

1. Yüzyüze iletişimi arttırın: Yalnızca e-posta iletişimine bağlı kalmayın. Mümkün olduğunca yüz yüze yada telefonla iletişim kurun. Yüz yüze düzenlenecek toplantılar klinikler ve bilgi sistem birimi arasında e-postadan daha etkin ve hızlı ilişki tesisini sağlar.

2. Temas personeli görevlendirin:  Mümkünse bir bilgi sistem temas personeli görevlendirin. Bu iki birim arasında ilişki ve güven tesisini  kolaylaştırır.

3. Sık iletişim kurun: Sorunu takip edin ve çözülüp çözülmediği konusunda bilgi sistemcileri bilgilendirin. Sorun çözülmemişse tekrar başvurmak için günlerce beklemeyin. Siz geri beslemede bulunmadıkça bilgi sistem personeli sorunun çözüldüğünü varsayacaktır. Pozitif geri beslemeler de önemlidir. Hızlı geri dönüş ve destekleri için bilgi sistem personeline teşekkür etmekten çekinmeyin.

4. İstek politikası oluşturun: İçerik ve uyarlama istekleri için bir politika oluşturun. Değişiklik ve uyarlamalara yönelik zaman ve para tasarrufu sağlamak için önce taslaklar üzerinde tartışın, test edin ve onaylandıktan sonra öncelik sırasına koyun. Bu kullanıcılarla çatışmaları azaltmaya yardımcı olacaktır.

5. İş tamamlama süreciniz olsun: Cevaplanmamış her sorunu işi bilen ve tamamlayabilecek birine bağlayın. Bir bilgi bankası oluşturmak bilgi sistem personeline sorunları hızlı çözmek, zaman ve para tasarrufu yapmak için yardımcı olur.

6. Ev ödevinizi yapın: Bilgi sistem personeline destek için başvurduğunuzda, olabildiğince çok bilgi verin. Açık örnekler verin, ekran görüntüleri sunun. Daha çok bilgi, bilgi sistem bölümün sorun çözme hızını arttıracaktır.

7. Dinlemeyi unutmayın: Açık görüşlü olun ve dinleyin. Bilgi sistem personelinin bazı istekleri yerine getiremeyeceklerine dair klinik personelinin bilgilenmesi gerekebilir. İletişim tarafların birbirinin ihtiyaçlarını algılaması için vazgeçilmezdir.

8. Uyarlamaları dikkatli planlayın: Tüm katılımcılar için neyin, ne zaman, ne kadar sürede ve ne şekilde yapılacağı, nasıl devreye alınacağı konularına ilişkin bir planı başlangıçta oluşturun. Genellikle kurumlar sistemin ilk devreye alınması aşamasında pek çok isteklerinin dahil edilmesini arzu ederler. Bunu yapmak çok zordur ve çoğunlukla sistem gerçek ortamda işletilmeye başladıktan ve işlevleri anlaşıldıktan sonra mümkün olur.

9. Sorunları olduğu gibi raporlayın: Problemleri olduğu an raporlamaya çalışın. Bazen kişisel olarak sorunu görmek bilgi sistem personeline kök nedeni belirlemede yardımcı olur.

10. Küçük başlayın: Projelere küçük kazançlarla başlamaya çalışın. Bu yaklaşım, bölümler arasında birlik, itibar ve coşkuyu arttıracaktır.

Yeni yazılımı öğrenmek, canlı ortamda devreye almak ve iş akışını değiştirmek sürece dahil olan herkes için zorluklarla dolu olabilir. Çatışmalar çok hızlı şekilde olumsuz noktalara tırmanabilir. Ekip olarak çalışmak, hızlı ve etkin şekilde iletişim kurmak birimler arasında köprü kurulmasını sağlar ve kaynakları etkin kullanarak sorunların giderilmesine yardımcı olur.

Kaynak: 

Lorie Richardson, Closing the Gap Between Your Clinical and IT Staff